Process-förbättring handlar oftast om att förenkla!

Processutveckling

Onödigt komplicerat!

Tänk vad onödigt komplicerat vi ofta gör det! Omständliga arbetsbeskrivningar, otydlig ansvarsfördelning eller motstridiga målsättningar. Genom att samla rätt personer, definiera enkla gränssnitt och förenkla processen kan mycket redas ut – en gång för alla. Detta för att skapa effektivitet och lönsamhet, men också välmående hos medarbetare!

Jag har nyligen faciliterat ett arbete för att förbättra processen på ett företags Helpdesk. I syfte att öka kundtillfredsställelsen som tex betyder en kortare ledtid för kunden. Från det att problemet uppstår tills det att problemet är löst.

Vi samlade medarbetare från hela flödet dvs från försäljning, medarbetare på supportavdelningen, tekniker och reservdelsansvarig. Vi träffades för att enas om mål, kartlägga processen från A till Ö på papper och låta var och en förklara hur de upplever att arbetsgången är. Redan där har vi kommit en bra bit på vägen. Att beskriva hur det verkligen går till och inte hur det bör gå till enligt någon process-beskrivning. 

Under redan första mötet, identifierades saker som kunde förbättras. Allt från att arbetsuppgifter inte utförs som det är tänkt, att det som säljs inte är riktigt det som levereras och att arbetssättet kring prioriteringar skiljer sig mellan medarbetare. Jag har haft förmånen att arbeta med ett härligt gäng, som är transparanta och öppna för att analysera orsaker till problem och hitta förbättringsidéer. Då tar vi också snabbt små steg framåt.

Förenkla mera!

När jag får frågan att hjälpa till med att förbättra arbetssätt, har uppdragsgivare ibland en föreställning om att det handlar om stora omvälvande förändringar. Men min erfarenhet är att det ofta kan göras stora framsteg genom små förenklingar, god kommunikation och tydligare samarbete mellan avdelningar/roller.

Processutveckling och processförbättring handlar för mig ofta om just processförenkling – där alla medarbetare skapar samsyn kring vad kunden vill ha, vad som ska levereras och hur det levereras gemensamt. Med olika roller och ansvar. Varje roll behövs i flödet och ingen roll är mer värd än någon annan.

Så fundera vilka onödiga moment ni har i era processer genom att samla tvärfunktionella grupper. Vad kan förenklas? Arbetar vi ibland dubbelt? Eller till och med över-levererar vi utifrån vad kunden egentligen vill ha? Och kom ihåg att det bästa sättet att förbättra är genom att FÖRENKLA!

Lycka till! Josefin

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *